স্টক না হারিয়ে খুচরা ট্যাবলেট বিক্রি করতে প্রতিটি ওষুধের প্যাক সাইজ (যেমন স্ট্রিপে ১০টি ট্যাবলেট) লিখুন, ট্যাবলেট বা স্ট্রিপ হিসেবে বিক্রি করুন, আর সফটওয়্যারকে দরকার হলেই স্ট্রিপ খুলতে ও স্ট্রিপের এমআরপি থেকে প্রতি ট্যাবলেটের দাম বের করতে দিন। মেয়াদ নিয়ন্ত্রণে প্রতিটি কেনায় ব্যাচ ও মেয়াদ লিখুন, আগে মেয়াদ শেষ হওয়াটা আগে বিক্রি (FEFO) করুন, প্রতি সপ্তাহে মেয়াদ ঘনিয়ে আসা তালিকা দেখুন যাতে সময়মতো বিক্রি বা ফেরত দিতে পারেন, সরবরাহকারীর কাছ থেকে কম মেয়াদের স্টক নেবেন না, আর নিশ্চিত করুন মেয়াদোত্তীর্ণ ব্যাচ কখনো বিক্রি হবে না। ফার্মেসি সফটওয়্যার কাউন্টারেই বাড়তি ঝামেলা ছাড়া এসব করে।
এই গাইডে 6টি অংশ
দুটি সমস্যা নিঃশব্দে ফার্মেসির লাভ খেয়ে ফেলে। প্রথমটি খুচরা ট্যাবলেট: চারটি ট্যাবলেট চাওয়া এক ক্রেতার জন্য একটি স্ট্রিপ খোলা হলো, বাকিগুলো একটা বাক্সে রাখা হলো, আর মাস শেষে কেউ জানে না কয়টা আছে। দ্বিতীয়টি মেয়াদ: ওষুধ তাকের পেছনে পড়ে থাকে, যতদিন না কেউ দেখে দুই মাস আগেই মেয়াদ শেষ।
কাউন্টারের সফটওয়্যার যদি প্রতিটি ওষুধের দুটি তথ্য জানে, তাহলে দুটোই সহজে নিয়ন্ত্রণ করা যায়: এক প্যাকে কয়টা ইউনিট, আর প্রতিটি স্টকের ব্যাচ ও মেয়াদ।
প্রথম অংশ: হিসাব না হারিয়ে খুচরা ট্যাবলেট বিক্রি
প্রতিটি ওষুধের প্যাক সাইজ লিখুন
প্রতিটি ওষুধের এক প্যাকে কয়টি ইউনিট তা ঠিক করুন:
- প্যারাসিটামল ৫০০ মি.গ্রা.: স্ট্রিপে ১০টি ট্যাবলেট।
- ওমিপ্রাজল ২০ মি.গ্রা.: স্ট্রিপে ১০টি ক্যাপসুল।
- একটি সিরাপ: ১ বোতল (খুচরা বিক্রি হয় না)।
এই একটি সংখ্যাই খুচরা বিক্রি সম্ভব করে।
স্ট্রিপ বা ট্যাবলেটে বিক্রি করুন
কাউন্টারে ক্যাশিয়ার স্ট্রিপ বা ট্যাবলেট আর পরিমাণ বেছে নেন। কোনো ক্রেতা চারটি ট্যাবলেট চাইলে:
- ওই ব্যাচে আগে থেকে খোলা খুচরা ট্যাবলেট থাকলে সফটওয়্যার সেখান থেকে নেয়।
- না থাকলে একটি স্ট্রিপ খুলে চারটি বিক্রি করে, ছয়টি খুচরা স্টক হিসেবে রাখে।
- স্টকে তখন দেখায়, যেমন “১২ স্ট্রিপ + ৬ ট্যাবলেট”।
স্ট্রিপের এমআরপি থেকে প্রতি ট্যাবলেটের দাম
একটি ট্যাবলেটের দাম হওয়া উচিত স্ট্রিপের এমআরপি ভাগ স্ট্রিপের ট্যাবলেট সংখ্যা, তাই ১০টির স্ট্রিপ ৳ ১২ হলে প্রতি ট্যাবলেট ৳ ১.২০। বিলের অঙ্ক সফটওয়্যারই গুছিয়ে নেবে, ক্যাশিয়ারকে হিসাব কষতে হবে না।
স্টক গণনায় খুচরা ট্যাবলেটও গুনুন
স্টক গোনার সময় স্ট্রিপ আর খুচরা ট্যাবলেট আলাদা গুনে দুটোই লিখুন। কোনো পার্থক্য কারণসহ কাউন্ট অ্যাডজাস্টমেন্ট হিসেবে রেকর্ড হয়, ফলে হারানো ট্যাবলেট উধাও না হয়ে ধরা পড়ে।
দ্বিতীয় অংশ: মেয়াদ নিয়ন্ত্রণ
প্রতিটি কেনায় ব্যাচ ও মেয়াদ লিখুন
সরবরাহকারীর প্রতিটি ইনভয়েসের প্রতিটি লাইনে ব্যাচ নম্বর ও মেয়াদের তারিখ লিখতে হবে। এটা না থাকলে এই গাইডের বাকি কিছুই কাজ করে না।
আগে মেয়াদ শেষ যার, সেটা আগে বিক্রি (FEFO)
কেউ প্যারাসিটামল কিনলে সফটওয়্যার নেবে সেই ব্যাচ থেকে যার মেয়াদ আগে শেষ হবে, যেটা আগে এসেছে বা তাকের সামনে আছে সেটা নয়। তাকও একইভাবে সাজান, পুরনো ব্যাচ সামনে।
প্রতি সপ্তাহে মেয়াদ ঘনিয়ে আসা তালিকা দেখুন
একটি সময়সীমা ঠিক করুন, যেমন ৯০ দিন, আর প্রতি সপ্তাহে তালিকাটি দেখুন:
- সামনে আনুন: মেয়াদ ঘনিয়ে আসা স্টক এমন জায়গায় রাখুন যাতে কর্মীরা আগে সেটা নেন।
- ফেরত দিন: সরবরাহকারী মেয়াদের আগে ফেরত নিলে সময়মতো পাঠিয়ে দিন।
- আবার অর্ডার বন্ধ করুন: তাকে মেয়াদ শেষ হয়ে আসছে এমন ওষুধ আর কিনবেন না।
কম মেয়াদের স্টক নেবেন না
নতুন স্টকের জন্য ন্যূনতম মেয়াদ ঠিক করুন, যেমন ৩০ দিন। এর আগে মেয়াদ শেষ হয় এমন ব্যাচ দিয়ে কেনা এন্ট্রি দিলে সফটওয়্যার সতর্ক করবে বা আটকে দেবে। এতে মেয়াদ শেষের মুখে থাকা স্টক পাঠানোর ঝুঁকি থেকে বাঁচবেন।
মেয়াদোত্তীর্ণ ওষুধ কখনো বিক্রি নয়
মেয়াদোত্তীর্ণ ব্যাচ কখনো ক্রেতার হাতে যাবে না। কাউন্টারে সেগুলো আসবেই না। মেয়াদোত্তীর্ণ স্টক তাক থেকে সরান, কারণসহ রাইট-অফ করুন, আর রেকর্ড রাখুন। প্রতি মাসের রাইট-অফের অঙ্কই বলে দেয় মেয়াদ আসলে কত খরচ করাচ্ছে।
নিয়ন্ত্রণ ছাড়া ও নিয়ন্ত্রণসহ একটি মাস
| নিয়ন্ত্রণ ছাড়া | খুচরা বিক্রি ও মেয়াদ নিয়ন্ত্রণসহ | |
|---|---|---|
| খুচরা ট্যাবলেট | বাক্সে রাখা, কখনো গোনা হয় না | স্ট্রিপ + ট্যাবলেট হিসেবে দেখা, প্রতি ট্যাবলেটের দাম |
| কোন ব্যাচ বিক্রি | যেটা সামনে থাকে | যার মেয়াদ আগে শেষ |
| মেয়াদ ঘনিয়ে আসা | হঠাৎ চোখে পড়ে | সাপ্তাহিক তালিকা, সময়মতো বিক্রি বা ফেরত |
| সরবরাহকারীর কম মেয়াদের স্টক | অজান্তে নেওয়া হয় | এন্ট্রিতে সতর্কতা বা বাধা |
| মেয়াদোত্তীর্ণ ওষুধ | মাঝে মাঝে ভুলে বিক্রি হয় | কাউন্টারে আসেই না, রাইট-অফ |
হসপিফাই প্রো-র ফার্মেসিতে কীভাবে হয়
হসপিফাই প্রো-র ফার্মেসি কাউন্টারেই দুটো সামলায়:
- প্রতিটি ওষুধের প্যাক সাইজ আর খুচরা বিক্রি (আপনার ফার্মেসি খুচরা বিক্রি না করলে বন্ধ রাখা যায়)।
- স্টক রাখা হয় ব্যাচভিত্তিক, পুরো প্যাক আর খুচরা ট্যাবলেট হিসেবে; দরকার হলেই স্ট্রিপ খোলে।
- স্ট্রিপের এমআরপি থেকে প্রতি ট্যাবলেটের দাম।
- FEFO: বিক্রি হয় মেয়াদ না পেরোনো সেই ব্যাচ থেকে যার মেয়াদ আগে শেষ।
- মেয়াদোত্তীর্ণ ব্যাচ কখনো বিক্রি হয় না।
- আপনার ঠিক করা মেয়াদ ঘনিয়ে আসার সময়সীমা (ডিফল্ট ৯০ দিন), আর ফার্মেসি রিপোর্টে শিগগির মেয়াদ শেষ হবে এমন স্টকের মূল্য।
- নতুন কেনায় ন্যূনতম মেয়াদ (ডিফল্ট ৩০ দিন)।
- রেকর্ডসহ রাইট-অফ ও সরবরাহকারীকে ফেরত।
আলাদা ফার্মেসির জন্য ফার্মেসি প্ল্যান মাসে Tk 1,500$29। লাইভ ফার্মেসি ডেমোতে চেষ্টা করুন, অথবা পড়ুন আমাদের পুরো গাইড বাংলাদেশে ফার্মেসি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার।
চেকলিস্ট
- প্রতিটি ওষুধের প্যাক সাইজ লেখা।
- কাউন্টারে স্ট্রিপ বা ট্যাবলেটে বিক্রি; স্ট্রিপের এমআরপি থেকে ট্যাবলেটের দাম।
- প্রতিটি স্টক গণনায় খুচরা ট্যাবলেট গোনা।
- প্রতিটি কেনায় ব্যাচ ও মেয়াদ লেখা।
- কাউন্টারে ও তাকে FEFO।
- প্রতি সপ্তাহে মেয়াদ ঘনিয়ে আসা তালিকা দেখা।
- নতুন স্টকের ন্যূনতম মেয়াদ ঠিক করা।
- মেয়াদোত্তীর্ণ স্টক কখনো বিক্রি নয়, কারণসহ রাইট-অফ।
Frequently asked questions
ফার্মেসি সফটওয়্যারে খুচরা ট্যাবলেট কীভাবে বিক্রি করব?
প্রতিটি ওষুধের প্যাক সাইজ লাগবে, যেমন স্ট্রিপে ১০টি ট্যাবলেট। কাউন্টারে পুরো স্ট্রিপ বা নির্দিষ্ট সংখ্যক ট্যাবলেট বিক্রি করুন। ট্যাবলেট বিক্রি হলে সফটওয়্যার একটি স্ট্রিপ খোলে, বাকিগুলো খুচরা হিসেবে রাখে, আর প্রতি ট্যাবলেটের দাম ধরে স্ট্রিপের এমআরপি ভাগ স্ট্রিপের ট্যাবলেট সংখ্যা। স্টকে সবসময় স্ট্রিপ আর খুচরা ট্যাবলেট দেখা যায়, তাই হিসাব ঠিক থাকে।
FEFO কী, আর ফার্মেসিতে কেন দরকার?
FEFO মানে যার মেয়াদ আগে শেষ হবে, সেটা আগে বিক্রি: কোন ব্যাচ আগে এসেছে তা নয়, যার মেয়াদ আগে শেষ সেটাই আগে। এতে তাকে পড়ে থেকে মেয়াদ শেষ হওয়া স্টক কমে। ভালো ফার্মেসি সফটওয়্যার কাউন্টারে নিজেই ব্যাচ বেছে নেয়।
মেয়াদ ঘনিয়ে আসা ওষুধ কত আগে থেকে দেখা উচিত?
অনেক ফার্মেসি প্রায় ৯০ দিন আগে থেকে দেখে, যাতে স্টক বিক্রি করা, সামনে আনা বা চুক্তি থাকলে সরবরাহকারীকে ফেরত দেওয়ার সময় থাকে। মাসের শেষে নয়, প্রতি সপ্তাহে তালিকাটি দেখুন।
সফটওয়্যার কি মেয়াদোত্তীর্ণ ওষুধ বিক্রি আটকাতে পারে?
হ্যাঁ। হসপিফাই প্রো শুধু মেয়াদ না পেরোনো ব্যাচ থেকে বিক্রি করে, তাই মেয়াদোত্তীর্ণ ব্যাচ কাউন্টারে আসেই না। মেয়াদোত্তীর্ণ স্টক কারণসহ রাইট-অফ হয়, ফলে ক্ষতির রেকর্ড থাকে।
সরবরাহকারীর কাছ থেকে শিগগির মেয়াদ শেষ হবে এমন স্টক কি নেব?
না নেওয়াই নিরাপদ। নতুন স্টকের ন্যূনতম মেয়াদ ঠিক করুন, যেমন ৩০ দিন। এর আগে মেয়াদ শেষ হবে এমন ব্যাচ দিয়ে কেনা এন্ট্রি দিলে সফটওয়্যার সতর্ক করে বা আটকে দেয়।
ফার্মেসি সফটওয়্যারের খরচ কত?
আলাদা ফার্মেসির জন্য হসপিফাই প্রো-র ফার্মেসি প্ল্যান মাসে Tk 1,500$29। ক্লিনিক ও ডায়াগনস্টিক সেন্টার তাদের প্ল্যানে ফার্মেসি মডিউল যোগ করতে পারে।
হসপিফাই প্রো তৈরি করেছে ফ্লেক্সিফাই লিমিটেড, বাংলাদেশ ও বিশ্বের হাসপাতাল, ডায়াগনস্টিক সেন্টার, ক্লিনিক, ডাক্তার ও ফার্মেসির জন্য। প্রতিষ্ঠানের মালিক ও ম্যানেজাররা প্রতি সপ্তাহে যেসব প্রশ্ন করেন, সেখান থেকেই আমাদের গাইডগুলো আসে। আমাদের সম্পর্কে
